2017-heden Het Intern Dienstencentrum van de Gemeente Den Haag beheert de panden in de kernvoorraad en is daarnaast verantwoordelijk voor het huurdersonderhoud van enkele tientallen overige panden. Sinds 2017 gebruikt het Intern Dienstencentrum Condor voor het integraal beheren en onderhouden van haar vastgoedportefeuille.

Beheer en onderhoud

De afdeling Technisch Gebouwbeheer (TG) van het Intern Dienstencentrum Gemeente (IDC) Den Haag is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van haar vastgoedportefeuille, waaronder het stadhuis, de bibliotheek en stadsdeelkantoren. Ook verzorgt de afdeling het huurdersonderhoud van panden buiten de strategische voorraad. Begin 2015 deed het IDC onderzoek naar softwarepakketten voor integraal vastgoedbeheer. Het IDC koos voor vastgoedbeheersysteem Condor.

RgdBOEI methodiek

Het IDC zocht een softwarepakket, waarin de RgdBOEI methodiek volledig geïntegreerd is. Het systeem moest mogelijkheden bieden voor het invoeren van elementen en activiteiten op basis van de NL-SfB ’91, RgdBOEI en NEN 2767 conditiemeting, bewaking van certificaten, opstellen van scenario’s voor de MJOP en het gebruik van kostendata.

Het IDC keek ook naar het inrichten en bewaken van integrale werkprocessen en het contractbeheer waarmee bepaalde processtappen aan externe partijen worden gegund. Vanuit managementperspectief werd gekeken naar rapportages, dashboards en analysemogelijkheden.

Proof of concept

Wij voerden een proof of concept uit, waaruit bleek dat Condor goed aansloot op de wensen van het IDC. We zorgden voor de inrichting en implementatie van het systeem. Zo zorgden we bijvoorbeeld voor de conversie van gegevens uit Planon- en Excelbestanden. Samen met de beheerders stelden we de standaard elementenlijst op. Met een weloverwogen detailniveau in de vastgoedregistratie werd de basis voor het vastgoedbeheer gelegd. Ook gaven we de gebruikerstrainingen aan de technisch gebouwbeheerders, leveranciers en intern adviseurs.

Condor in de praktijk

Het IDC wil beschikken over volledige en actuele data. Condor is procesmatig ingericht. Zowel interne als externe gebruikers zijn verplicht de processtappen te doorlopen. Door de controle en goedkeuringsstappen in het proces, wordt de invoerkwaliteit van de data gestuurd en bewaakt. Ongewenste aanpassingen door derden, datamanipulatie en dataverlies zijn uitsloten. Het risico op onvolledige data is hierdoor klein.

Afgelopen zomer dienden de beheerders hun budgetaanvragen al in op basis van de scenario’s en MJOP’s uit Condor. Het IDC wil in de nabije toekomst ook wettelijke verplichtingen in Condor borgen en legionellabeheer met het systeem gaan uitvoeren.