2018- heden De SWKGroep is een van de grootste organisaties in kinderopvang, buurtwerk en zorg in Nederland. De organisatie beheert meer dan 200 panden. Sinds 2018 gebruikt SWK Condor voor het efficiënt en kwalitatief hoogwaardig inrichten van het beheer- en onderhoudsproces.

Actueel beeld onderhoud en beheer

SWKFacet beheert zo’n 200 panden voor de verschillende werkmaatschappijen. Doel is het op conditie houden van installaties, bouwkundige elementen, zoals schilderwerk keukens, vloeren en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. SWKFacet wil door het gebruik van Condor in staat zijn een actueel beeld over het onderhoud en beheer centraal te borgen en deze informatie eenvoudig en veilig met andere partijen te delen.

Door Condor in te zetten, willen wij het vastgoedbeheer verder professionaliseren. Condor maakt het mogelijk gegevens uniform vast te leggen, prognoses en scenario’s op te kunnen stellen en onderbouwd verantwoording af te leggen over onderhoudsbudgetten.
Nynke Veldman

senior projectleider Huisvesting, SWKGroep

Borging proces en kwaliteit

SKWFacet zocht een oplossing waarmee meerdere gebruikers gelijktijdig met dezelfde actuele informatie kunnen werken. Na marktonderzoek onder diverse aanbieders koos de organisatie voor Condor. Door met Condor te gaan werken, kon SKWFacet de oorspronkelijk werkwijze met Excel loslaten. Gebruikers werken binnen Condor allemaal in dezelfde dataset. Het systeem borgt met workflows dat de juiste informatie met de gewenste kwaliteit en op tijd tussen de processtappen overgedragen wordt. Condor bewaakt en valideert de invoer van gegevens automatisch.

Van Excel naar Condor

Met de overgang van Excel naar Condor was het nodig procesmatig te gaan werken en de structuur van de objecten gestandaardiseerd vast te leggen. Zo zijn de standaard elementen bepaald die nu gekozen kunnen worden om het onderhoud voor de opvanglocaties vast te leggen en zijn alle vastgoedlocaties ingevoerd. Vervolgens zijn de MJOP’s vanuit Excel overgezet naar MJOP scenario’s in Condor. Hierdoor is een baseline ontstaan waarop procesmatig kan worden verder gewerkt.

MJOP

SWKFacet gebruikt Condor voor het opstellen van MJOP’s en het budgetteren van preventief en planmatig onderhoud voor de komende jaren. Gegevens uit alle processen worden overzichtelijk op een tijdlijn geplaatst en zijn direct beschikbaar voor het opstellen van scenario’s voor een MJOP. Daarmee is de ontwikkeling van kostenposten over de hele voorraad, werkmaatschappijen of losse panden voor de organisatie altijd inzichtelijk.

Condor in de praktijk

De ingerichte processen in Condor genereren nu automatisch de inspecties die de posten voor het planmatig onderhoud bepalen. Het preventief onderhoud is vanuit scenario’s in de toekomst gepland en de wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor brandveiligheid of legionellabeheer, worden door Condor bewaakt. De tijdlijn in Condor staat hierbij centraal; alle kostenposten vanuit het verleden tot in de toekomst zijn inzichtelijk. SKWFacet kan jaarlijks de geplande kosten in lijn brengen met het budget en zo het onderhoud van locaties optimaal beheren.