Overweeg je te investeren in een vastgoedbeheersysteem? Allereerst is het belangrijk om een aantal dingen vast te stellen, zodat je gericht kunt gaan kijken naar wat je opties zijn. Weet je bijvoorbeeld al waar je de software voor in wil gaat zetten? Is het om meer inzicht te krijgen in de kosten (MJOP)? Wil je gemakkelijker voldoen aan je wettelijke verplichtingen? Of toch een betere service kunnen bieden aan jouw huurders of gebruikers.
Investeren in een vastgoedbeheersysteem dat past bij jouw organisatie
Welke reden je ook hebt, het vaststellen van deze reden is de eerste stap bij het kiezen voor een vastgoedbeheersysteem dat bij jouw organisatie past. De software is namelijk een middel om doelstellingen te verwezenlijken, en nooit een doel op zich. Belangrijk is dus om te bepalen waaróm en voor welke doeleinden je de nieuwe vastgoedsoftware precies wilt gebruiken.
Waar moet jullie vastgoedbeheersysteem precies aan voldoen?
Op basis van de doelstelling(en) kun je een lijst van wensen en eisen opstellen voor de software. Van alle mogelijke opties die een vastgoedbeheersysteem kan bieden, is het belangrijk dat je bepaalt welke zaken de echte must haves (eisen) zijn, en welke zaken nice to have (wensen) zijn.
Met het opstellen van een lijst van wensen en eisen creëer je eigenlijk een framework dat gebruikt kan worden bij het beoordelen van de verschillende vastgoedbeheersystemen. Het is hierbij van belang dat je niet alleen jouw eigen visie hierin opneemt, maar dat je ook verder vraagt binnen jouw organisatie.
Wat verwacht bijvoorbeeld de financiële afdeling en wat zijn de wensen van de afdeling Onderhoud? Door vroeg in het proces al uitvraag te doen binnen de organisatie, wordt het niet alleen makkelijker een goede lijst van wensen en eisen op te stellen, maar creëer je ook draagvlak voor gebruik van een nieuwe vastgoed software.
Benader potentiële leveranciers van vastgoedsoftware
Wanneer je de wensen en eisen inzichtelijk hebt gemaakt, ga je op zoek naar een geschikte leverancier. Het beste is om te beginnen met wat desk- en fieldresearch. Bezoek de websites van potentiële leveranciers en beoordeel of zij op basis van de eerste indrukken aan de wensen en eisen kunnen voldoen. Kijk bijvoorbeeld naar de features die hun systeem te bieden heeft en in hoeverre deze matchen met jullie wensen en eisen. Op je shortlist plaats je de vastgoed softwarepakketten die ook aan jouw nice to have lijstje tegemoetkomen.
Investeren in een vastgoedbeheersysteem: een geschikte leverancier selecteren
Vervolgens kun je jouw wensen en eisenlijst delen met de vastgoedsoftware leveranciers die op jouw shortlist staan. Vraag hen in hoeverre ze aan alle punten kunnen voldoen en ook of ze wellicht nog suggesties of voorstellen hebben. Op deze manier kunnen ze met je meedenken en maak je gebruik maken van de vaak bredere ervaringen die zij ook in het verleden met andere partijen hebben opgedaan. Denk er ook aan om te vragen om aanvullende documentatie zoals bijvoorbeeld referenties van bestaande klanten, user cases van organisaties die vergelijkbaar zijn met die van jou en uiteraard de prijzen van de leveranciers. Vergeet ook nooit om te vragen om een productdemonstratie. Hiermee kan je zien in hoeverre de look en feel van de vastgoed applicatie je aanspreken en hoe de software in de praktijk functioneert.
Investeren in een vastgoedbeheersysteem
Door het doorlopen van bovenstaande stappen krijg je een goed beeld krijgen van de verschillende leveranciers op de markt, bepaal je in hoeverre ze bij je organisatie passen, en maak je een goed onderbouwde keuze voor het nieuwe vastgoedbeheersysteem voor jouw organisatie.
Wil je meteen aan de slag met jouw onderzoek? Vraag dan direct een demo aan van Condor.
