Vaak is alle informatie over je vastgoed verspreid over een veelheid aan ordners, e-mails, Excel sheets en digitale documenten. Het is dan lastig om snel de juiste informatie bij elkaar te zoeken.
Bijvoorbeeld als je denkt dat je servicecontract verloopt. Of omdat je gebeld wordt door de inspecteur op locatie met een probleem met een installatie waar geen documentatie bij aanwezig is. Je zoekt je suf en je weet niet zeker of je de laatste versie wel beschikbaar hebt.
In de huidige situatie waarin meer thuis gewerkt wordt, word je ook vaker geconfronteerd met de toegankelijkheid van je informatie, of liever gezegd: de ontoegankelijkheid. Want je zult net zien dat die belangrijke ordner nog op kantoor ligt en niet op je thuiswerkplek.
Vastgoed informatie centraal beschikbaar maken
Wil je dit aanpakken, begin dan met een lijstje te maken van rollen in jouw beheerorganisatie. Vervolgens vul je dat lijstje aan met welke informatie voor elke rol beschikbaar moet zijn en hoe vaak. Je contractmanager wil de contracten makkelijk kunnen vinden, de huismeester wil inzicht in de lopende meldingen en de inspecteur wil tekeningen van het gebouw met de installaties. Heb je dit lijstje eenmaal opgesteld, dan kun je een structurele inventarisatie maken van de beschikbare en ontbrekende informatie per gebouw of installatie.Digitalisering van je vastgoedbeheer
De volgende stap is per item op je lijst aangeven welk format deze heeft en of deze al geschikt is om digitaal beschikbaar te stellen. Zo niet, dan moet je bepalen of het de moeite waard is om te digitaliseren. Het is bijvoorbeeld behoorlijk veel werk om alle papieren tekeningen te digitaliseren. Als deze niet vaak nodig zijn, kun je ze beter netjes archiveren en een digitale inventaris maken. Er is ook veel informatie die je direct kwijt kan in een geschikt systeem. Zoals adresinformatie, energielabel, capaciteit en informatie over de bouw- en installatiedelen. Deze kun je prima direct opslaan in een vastgoedbeheer systeem.Vastgoedbeheersoftware voor centraal beheren én samenwerken in de cloud
Heb je de digitale inventarisatie gedaan, dan wordt het tijd om de informatie ook beschikbaar te gaan stellen. Veel vastgoedbeheer systemen bieden prima mogelijkheden om je digitale bestanden te koppelen aan gebouwen en installaties. Ook bieden ze bijvoorbeeld mogelijkheden om je contract termijnen te bewaken. En je kunt informatie beveiligen en toegankelijk maken voor precies de gebruikers die het nodig hebben, volgens het eerder opgestelde lijstje. Kies dan wel voor een modern systeem in de cloud, zodat het niet uitmaakt wanneer en waar jouw gebruikers werken.De basis op orde
Het digitaliseren van je vastgoedinformatie is de eerste stap in het professionaliseren van jouw beheerorganisatie. En het levert je veel tijdbesparing en minder ergernissen op. Aan de slag dus met de volgende stappen:-
- Maak een lijstje met de informatiebehoefte per rol
- Inventariseer en digitaliseer de informatie per gebouw
- Zet het in de cloud met een modern vastgoedbeheer systeem
- Bied je gebruikers beveiligde toegang
