Meteen naar de inhoud

Kun je papierloos vastgoed beheren? 

Papierloos vastgoed beheren
Vaak is alle informatie over je vastgoed verspreid over een veelheid aan ordners, e-mails, Excel sheets en digitale documenten. Het is dan lastig om snel de juiste informatie bij elkaar te zoeken. Bijvoorbeeld als je denkt dat je servicecontract verloopt. Of omdat je gebeld wordt door de inspecteur op locatie met een probleem met een installatie waar geen documentatie bij aanwezig is. Je zoekt je suf en je weet niet zeker of je de laatste versie wel beschikbaar hebt. In de huidige situatie waarin meer thuis gewerkt wordt, word je ook vaker geconfronteerd met de toegankelijkheid van je informatie, of liever gezegd: de ontoegankelijkheid. Want je zult net zien dat die belangrijke ordner nog op kantoor ligt en niet op je thuiswerkplek.

Vastgoed informatie centraal beschikbaar maken

Wil je dit aanpakken, begin dan met een lijstje te maken van rollen in jouw beheerorganisatie. Vervolgens vul je dat lijstje aan met welke informatie voor elke rol beschikbaar moet zijn en hoe vaak. Je contractmanager wil de contracten makkelijk kunnen vinden, de huismeester wil inzicht in de lopende meldingen en de inspecteur wil tekeningen van het gebouw met de installaties. Heb je dit lijstje eenmaal opgesteld, dan kun je een structurele inventarisatie maken van de  beschikbare en ontbrekende informatie per gebouw of installatie.

Digitalisering van je vastgoedbeheer

De volgende stap is per item op je lijst aangeven welk format deze heeft en of deze al geschikt is om digitaal beschikbaar te stellen. Zo niet, dan moet je bepalen of het de moeite waard is om te digitaliseren. Het is bijvoorbeeld behoorlijk veel werk om alle papieren tekeningen te digitaliseren. Als deze niet vaak nodig zijn, kun je ze beter netjes archiveren en een digitale inventaris maken. Er is ook veel informatie die je direct kwijt kan in een geschikt systeem. Zoals adresinformatie, energielabel, capaciteit en informatie over de bouw- en installatiedelen. Deze kun je prima direct opslaan in een vastgoedbeheer systeem.

Vastgoedbeheersoftware voor centraal beheren én samenwerken in de cloud

Heb je de digitale inventarisatie gedaan, dan wordt het tijd om de informatie ook beschikbaar te gaan stellen. Veel vastgoedbeheer systemen bieden prima mogelijkheden om je digitale bestanden te koppelen aan gebouwen en installaties. Ook bieden ze bijvoorbeeld mogelijkheden om je contract termijnen te bewaken. En je kunt informatie beveiligen en toegankelijk maken voor precies de gebruikers die het nodig hebben, volgens het eerder opgestelde lijstje. Kies dan wel voor een modern systeem in de cloud, zodat het niet uitmaakt wanneer en waar jouw gebruikers werken. 

De basis op orde

Het digitaliseren van je vastgoedinformatie is de eerste stap in het professionaliseren van jouw beheerorganisatie. En het levert je veel tijdbesparing en minder ergernissen op. Aan de slag dus met de volgende stappen:

    1. Maak een lijstje met de informatiebehoefte per rol
    2. Inventariseer en digitaliseer de informatie per gebouw
    3. Zet het in de cloud met een modern vastgoedbeheer systeem
    4. Bied je gebruikers beveiligde toegang

Zo heeft iedereen overal en altijd toegang tot actuele en accurate informatie over het vastgoed dat je beheert.

Meer weten over de vastgoedbeheersoftware van Condor?

Download de factsheet of vraag een demo aan!  
gebouwinformatie

Wat doe jij met je gebouwinformatie?

Vaak worden gegevens zonder vooropgezet doel verzameld. Het is tegenwoordig ook makkelijk en goedkoop om veel data te verzamelen en op te slaan. Toch loont het wel de moeite om eerst een lijstje met je belangrijkste doelen te maken. Bedenk bij ieder doel hoe je het meetbaar maakt en welke informatie je daarbij nodig hebt. Om deze informatiebehoefte in te vullen heb je brondata nodig, de gegevens. Zijn deze gegevens er al, of moet je die nog verzamelen?

Lees verder »
Vastgoedbeheer wat levert het je op?

Vastgoedbeheer, wat levert het je op?

Als vastgoedbeheerder zit je meestal aan de kostenkant van jouw organisatie. Verlagen van de beheerkosten wordt al snel vertaald naar minder uitgeven aan planmatig onderhoud. Hoe maak je inzichtelijk dat het loont om te investeren in vastgoedbeheer?

Lees verder »
Reactief vastgoedbeheer

Is jouw vastgoedbeheer ook reactief?

Vaak wordt het onderhoud aan een pand gestuurd door de dagelijkse problemen die optreden. Maar wat kost dat nu eigenlijk, die pleisters plakken? En waar zitten de voordelen als je de omslag maakt naar meer planmatig onderhoud.

Lees verder »