Gegevensbewaring conform de Archiefwet

Per type entiteit, zoals bijvoorbeeld contracten of personen, kan een bewaartermijn worden ingesteld. Op basis van de bewaartermijn en de status van een entiteit wordt de vernietigingsdatum bepaald. Er is een overzicht beschikbaar van alle entiteiten die klaarstaan om binnenkort vernietigd te worden. De vernietiging van entiteiten kan vanuit dit overzicht altijd uitgesteld worden.

• Contracten: De eindstatus van het contract met bewaartermijn bepaalt de vernietigingsdatum.
• Personen: De bewaartermijn kan afhankelijk zijn van de aanmaakdatum of het einde van een gerelateerd account. Personen worden eerst anoniem gemaakt als er nog relaties met actieve entiteiten zijn, zoals contracten of meldingen.
• Bijlagen: Voor digitale bestanden kan per soort bestand een bewaartermijn worden ingesteld. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat identiteitsbewijzen direct na gebruik vernietigd worden.

Condor voorziet in een duidelijk overzicht van alle entiteiten met bijbehorende bewaartermijnen en status. Gebruikers kunnen daarmee:

• In één oogopslag zien welke data aan vernietiging toe is.
• Rapportages genereren om te controleren of men voldoet aan de wettelijke voorschriften.
• Uitstel toepassen, bijvoorbeeld als er een lopend onderzoek of bezwaarprocedure is.

Op deze manier wordt het risico op het te lang of juist te kort bewaren van informatie geminimaliseerd en blijft het archiefbeheer transparant.

Gegevensbeheer- en bewaring conform de Archiefwet is dus gemakkelijk met Condor. Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op door te bellen naar 0332 589 174 of stuur ons een bericht via het contactformulier op onze website.