Tijdens een van de gesprekken sprak ik iemand die verantwoordelijk was voor een omvangrijke en diverse vastgoedportefeuille. Zijn team werkte met onderhoudsrapporten, financiële software, verschillende vastgoedapplicaties en Excelbestanden die in de loop der jaren waren ontstaan. Op mijn vraag hoe zij grip hielden op alle informatie, gaf hij een antwoord dat me is bijgebleven:
"We kunnen bijna iedere vraag beantwoorden, als we maar genoeg tijd krijgen om alles bij elkaar te zoeken."
Die uitspraak raakte precies de kern van een uitdaging die ik tijdens Expo Real vaker hoorde.
Veel informatie, maar weinig overzicht
In veel organisaties ontbreekt het niet aan data. Er is vaak een overvloed aan informatie beschikbaar. Alleen staat die informatie verspreid over verschillende systemen, documenten en afdelingen. Daardoor duurt het soms langer dan nodig om antwoord te krijgen op relatief eenvoudige vragen:
- Welke acties staan nog open op een locatie?
- Welke keuringen vragen om opvolging?
- Waar worden de komende jaren grote onderhoudsuitgaven verwacht?
- Welke gebouwen verdienen prioriteit binnen de onderhoudsplanning?
Als daarvoor meerdere systemen geraadpleegd moeten worden, collega's moeten worden gebeld of Excelbestanden met elkaar vergeleken moeten worden, gaat veel tijd verloren. Tijd die vastgoedprofessionals liever besteden aan analyseren, plannen en verbeteren.
Vastgoedorganisaties zoeken geen nieuw systeem, maar samenhang
Een andere vraag die ik regelmatig kreeg tijdens Expo Real was: "Kunnen jullie met de software van Condor aansluiten op systeem X, Y of Z?"
Dat is een logische vraag. Vastgoedorganisaties hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in software, processen en werkwijzen. Niemand zit te wachten op een complete vervanging van bestaande systemen.
De uitdaging zit daarom steeds minder in het toevoegen van nieuwe software en steeds meer in het verbinden van bestaande informatie. Wie voert welke gegevens in? Welke informatie wordt automatisch uitgewisseld? En hoe voorkom je dat er verschillende versies van dezelfde informatie ontstaan?
Juist daar ligt een belangrijke ontwikkeling voor de komende jaren. Organisaties zoeken niet naar nóg een applicatie, maar naar een manier om informatie uit verschillende bronnen samen te brengen en bruikbaar te maken.
AI wordt eindelijk praktisch
Wat mij misschien nog wel het meest verraste, was hoe praktisch de gesprekken over AI dit jaar waren.
Waar eerdere discussies vaak gingen over mogelijkheden en toekomstscenario's, ging het nu vooral over concrete toepassingen die direct waarde kunnen toevoegen aan het dagelijks beheer.
Onderwerpen die steeds terugkwamen, waren:
- het verwerken van keuringsrapporten;
- het aanvullen van gebouwgegevens;
- het voorbereiden van onderhoud;
- het verbeteren van datakwaliteit.
Dat zijn herkenbare vraagstukken voor iedere vastgoedorganisatie.
Slimmer omgaan met gebouwgegevens
Neem bijvoorbeeld het toevoegen van een gebouw aan een vastgoedadministratie. De benodigde informatie bevindt zich vaak in tekeningen, inspectierapporten, technische documenten en andere bronnen. Het verzamelen en invoeren van die gegevens kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. AI kan helpen om deze documenten uit te lezen, relevante informatie te herkennen en gegevens automatisch te koppelen aan gebouwen, bouwdelen of installaties. Daarmee wordt niet alleen handmatig werk verminderd, maar ontstaat ook een betere basis voor toekomstig beheer. Daarnaast kan AI ondersteunen bij het bewaken van de datakwaliteit. Ontbrekende gegevens, onlogische waarden of tegenstrijdigheden kunnen automatisch worden gesignaleerd, zodat medewerkers sneller kunnen handelen.
Van keuringsrapport naar opvolging
Ook bij keuringsrapporten liggen veel kansen. Een keuringsrapport ontvangen is één ding. Ervoor zorgen dat bevindingen daadwerkelijk worden opgevolgd, is vaak een grotere uitdaging. AI kan helpen om rapporten te koppelen aan de juiste installatie, wettelijke verplichting of onderhoudsactiviteit. Hierdoor wordt sneller inzichtelijk welke acties nodig zijn en welke risico's nog openstaan. Dat maakt het eenvoudiger om grip te houden op veiligheid, compliance en onderhoudsverplichtingen.
Betere onderbouwing van onderhoudsbeslissingen
Een ander interessant onderwerp was onderhoudsplanning. Vastgoedorganisaties staan continu voor keuzes. Welke werkzaamheden voer je dit jaar uit? Welke investeringen kunnen wachten? En wanneer is een onderhoudsmoment een kans om tegelijkertijd verduurzamingsmaatregelen door te voeren? AI kan ondersteunen bij het uitwerken van verschillende scenario's op basis van beschikbare vastgoedinformatie, trends en capaciteit. Welke werkzaamheden kunnen worden gecombineerd? Wat zijn de gevolgen van uitstel? Welke investeringen leveren op langere termijn de meeste waarde op? Niet om de beslissing over te nemen, maar om de gevolgen van keuzes beter inzichtelijk te maken.
De echte waarde zit in het dagelijks werk
Voor mij zit de waarde van AI niet in de toepassingen, maar juist in het verbeteren van dagelijkse processen. Helpt het om sneller antwoord te krijgen op belangrijke vragen? Worden fouten eerder gesignaleerd? Kost een proces minder tijd? En begrijpt een medewerker waarop een voorstel of advies gebaseerd is? Dat zijn uiteindelijk de criteria waarmee je bepaalt of technologie daadwerkelijk waarde toevoegt.
De toekomst draait om betere informatie
Als er één conclusie is die ik meeneem van Expo Real 2026, dan is het dat informatie uit het dagelijkse beheer een steeds grotere rol gaat spelen bij strategische beslissingen.
Onderhoud, verduurzaming, investeringen en compliance zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Organisaties die die samenhang inzichtelijk maken, kunnen sneller én beter beslissingen nemen.
De basis op orde
