2004- heden Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) is verantwoordelijk voor het beheer van de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Bij elkaar gaat het om 2.000 objecten. Covalent werd gevraagd te ondersteunen bij het professionaliseren van het beheerproces. Wij ontwikkelden Condor: het assetmanagement pakket van de rijksoverheid voor vastgoed.

Grootste vastgoedportefeuille van Nederland

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), voorheen de Rijksgebouwendienst (RGD), is de vastgoedorganisatie van en voor de Rijksoverheid. Het RVB is verantwoordelijk voor het beheer en de instandhouding van de grootste vastgoedportefeuille van Nederland. Bij elkaar gaat het om 2.000 objecten met 7 miljoen vierkante meter vloeroppervlak, waarvan 70% in eigendom. Centraal in het werk van het Rijksvastgoedbedrijf staat de begeleiding en aanbesteding van beheer en dagelijks onderhoud van al deze gebouwen. Een veelomvattende en complexe verantwoordelijkheid.

Het Rijksvastgoedbedrijf beheert 2000 gebouwen en besteedt het onderhoud uit aan 800 partijen. Wij hebben werkprocessen anders ingericht, waarbij automatisering de katalysator was. Condor bracht een enorme groei in kwaliteit en compleetheid van inspecties én een aanzienlijke operationele besparing.

André van den Bulk

senior adviseur Vastgoedbeheer, Rijksvastgoedbedrijf

Professionaliseren vastgoedbeheer

In 2004 werd Covalent, in de persoon van Ad Rabenort, gevraagd het RVB te ondersteunen bij het professionaliseren van de beheerprocessen. De doelstelling was het zicht krijgen op- en verbeteren van de inspectiekwaliteit die door externe partijen werd geleverd. Rabenort onderzocht de bestaande beheeromgeving en adviseerde een automatische bewaking van alle informatiestromen. In samenwerking met het RVB ontwikkelde Covalent Condor; het systeem waarmee het RVB haar vastgoedbeheer tot op de dag van vandaag organiseert. Covalent implementeerde de NEN 2767-1 en 2 en was actief betrokken bij de totstandkoming van de NEN 2767-3 Aggregatie conditiescores naar de Indicator Technische Kwaliteit (ITK). Deze indicator maakte de essentiële relatie tussen bedrijfsdoelstellingen en financiële investeringen inzichtelijk voor rapportage aan de Tweede Kamer.

Integrale beheeromgeving

Bij de 1e generatie Condor werkten externe inspecteurs met Condor op hun eigen PC en werden de ontvangen inspectiebestanden met speciale functies in de backoffice gecontroleerd. In 2007 introduceerde Covalent de webgebaseerde versie Condor-II. Met SaaS (Software as a Service) werd het mogelijk om met alle betrokken partijen tegelijktijdig in 1 systeem te werken. Het RVB is hierbij, zonder uitzondering, zelf eigenaar van alle inspectiedata, zodat wisseling van externe partijen probleemloos verloopt. We ontwierpen, in antwoord op de complexe procesbewaking van het RVB, een geautomatiseerde en configurabele workflow. Condor zorgt voor overdracht van informatie, informeert partijen en bewaakt de voortgang. De real-time stand van zaken is hierdoor op elk moment inzichtelijk. Ook beschikt Condor over diverse vormen van managementinformatie waarmee het RVB inzicht heeft in de kwaliteit en status van het proces. De ontsluiting van deze business intelligence leidde tot transparante en efficiënte werkprocessen. Covalent koppelde Condor aan Oracle finance en implementeerde de RgdBOEI inspectiemethodiek. We zorgden tevens voor een dynamische en schaalbare userinterface en voor een synchronisatiemodel op basis van IOS, waardoor onderdelen van Condor gebruikt kunnen gaan worden op de I-Phone en I-Pad.

Condor het assetmanagement pakket

Condor is het assetmanagement pakket van de rijksoverheid voor vastgoed en is opgenomen in het ICT-architectuurlandschap van het rijk. Het RVB zet Condor succesvol in voor het integraal beheren van hun vastgoed. Het systeem biedt alle praktische mogelijkheden om grip te krijgen op samenwerking met meerdere partijen, automatische opdrachtverstrekking, kwaliteits- en voortgangsbewaking en MeerjarenUitvoeringsPlannen. Door Condor kan het RVB meer werk verzetten met (aanzienlijk) minder mensen. De efficiënte en transparante werkwijze levert het rijk een besparing op van enkele miljoenen op jaarbasis. Het houdt hier niet op. Covalent staat elke dag in voor de continuïteit van Condor. Bovendien werken we aan modules die een regievoerende rol kunnen versterken, zoals een module voor legionellabeheer, afhandeling van storingsmeldingen, sturing op strategische doelen en het bewaken van wet- en regelgeving voor bouwonderdelen. Zo dragen wij structureel bij aan het professionaliseren van het vastgoedbeheer van de RVB.