Als vastgoedbeheerder ben je graag ‘in control’ over je vastgoed. Je wilt graag grip houden op de conditie van je objecten, en tegelijkertijd inzicht hebben in de status van onderhoud, meldingen en contracten. Maar wat als dit overzicht je ontbreekt? Als je niet precies weet met welke objecten je te maken hebt? En wat als je hierdoor niet (op tijd) voldoet aan geldende wet- en regelgeving? Dit kan je behoorlijk wat frustraties opleveren. In dit blog delen we de 6 grootste frustraties van vastgoedbeheerders die wij in de dagelijkse praktijk tegen komen. Herken je ze? Of heb je een aanvulling? Wij zijn benieuwd!
Verouderde gegevens en losse bestanden
Als vastgoedbeheerder wil je graag werken met betrouwbare gegevens. Zeker wanneer het aankomt op het voldoen aan wet- en regelgeving, wil je er zeker van zijn dat al je objecten en elementen tijdig gekeurd zijn en voldoen aan belangrijke veiligheidseisen. Het is daarom belangrijk dat je beschikt over actuele informatie over de objecten en bouwdelen waar je als vastgoedbeheerder of gebouwbeheerder verantwoordelijk voor bent. Zo heb je tijdig contact met de juiste onderhoudspartijen en is alles op tijd in orde. Helaas is het in de praktijk een grote uitdaging voor vastgoedbeheerders om alle gegevens die nodig zijn inzichtelijk te krijgen. Er wordt vaak gewerkt met losse Excel-bestanden, waar ook nog eens meerdere versies van opgeslagen zijn. Gevolg: frustratie bij de vastgoedbeheerder, want de informatie is niet snel beschikbaar en is versnipperd opgeslagen. Bovendien: welk bestand is het meest actueel?
Geen goed overzicht van objecten
Een andere grote ergernis van vastgoedbeheerders die een uitgebreide portefeuille in beheer hebben, is dat een compleet objectoverzicht ontbreekt. Men weet ongeveer welke elementen zich in ieder object bevinden, maar een gedetailleerd beeld ontbreekt. Dit betekent dat het voor de vastgoedbeheerder nooit precies duidelijk is waar er onderhoud gepleegd moet worden, laat staan dat er een gedegen en goed onderbouwd meerjarenplan gemaakt kan worden.
Gebrek aan inzicht om onderhoud te kunnen plannen
Dat brengt ons op het volgende punt: het plannen van onderhoud op de langere termijn is onmogelijk zonder inzicht in de conditie van je vastgoed. Zeker wanneer je een kostenbesparing nastreeft of alle pijlen hebt gericht op duurzaamheid is het maken van een Meerjaren Onderhoudsplanning cruciaal. Een vastgoedbeheerder die als doelstelling van zijn/haar management meekrijgt om een kostenbesparing te realiseren maar te maken heeft met een gebrek aan inzicht, zal uitermate gefrustreerd zijn, want het is onmogelijk om zijn of haar werk te doen. Lees meer over Meerjaren Onderhoudsplanningen.
Looptijdbewaking
Een frustratie die met het vorige punt gepaard gaat, is inefficiëntie als het gaat om looptijdbewaking. Onderhoudscontracten en verhuurovereenkomsten blijken in de praktijk een probleem om bij te houden. Tijdige indexatie, heroverweging en herziening zijn een grote uitdaging wanneer je handmatig en op eigen initiatief steeds weer moet controleren hoe je contracten ervoor staan. Een grote frustratie van vastgoedbeheerders is dan ook het verlopen van contracten, óf juist het automatisch verlengen van contracten terwijl men het contract liever had willen ontbinden of herzien. Echter, ruimte in de agenda om zelf de status van contracten in de gaten te houden is er ook niet. Twee keer zo irritant en frustrerend dus!
Te hoge kosten door reparaties en correctief onderhoud
Is dat de frustratie van de vastgoedbeheerder? Ja, absoluut. Een vastgoedbeheerder wil zijn/haar werk efficiënt kunnen doen, en tegen zo laag mogelijke kosten. Zeker wanneer de doelstellingen van de organisatie hoog liggen, wil een vastgoedbeheerder zoveel mogelijk zaken regelen, binnen het beschikbare budget. De frustratie van een vastgoedbeheerder ligt op de loer, wanneer hij/zij ziet dat er onnodig kosten worden gemaakt doordat er slecht onderhoud wordt gepleegd. Wanneer het onderhoud onder de maat is, heb je als vastgoedbeheerder vaker te maken met correctief onderhoud, wat je onder aan de streep vaak meer zal kosten. Aan de vastgoedbeheerder de schone taak om te zorgen dat het management van de organisatie de prioriteit ziet van preventief onderhoud én; dat zij de vastgoedbeheerorganisatie willen professionaliseren
Teveel tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen i.z. Onderhoudspartijen
Het maken van een melding, het verwerken ervan, het uitzetten bij de juiste onderhoudspartijen en het achteraf afmelden van een melding wanneer deze is opgelost; het zijn heel veel handelingen die zeeën van tijd kosten, en die elke vastgoedbeheerder echt beter kan besteden. Je kunt het insturen van meldingen én een groot deel van de afhandeling ervan veel efficiënter in regelen, door het gebruik van een vastgoedbeheersysteem. Met zo’n systeem kun je bijvoorbeeld :
- – meldingen te laten insturen door gebruikers;
- – looptijden automatisch te monitoren;
- – workflows aan te maken;
- – meldingen automatisch bij de juiste onderhoudspartijen onder te brengen;
- – waarna deze ze vervolgens afhandelt en weer afmeldt.
Dit scheelt je als vastgoed manager veel tijd, want je hoeft slechts nog een oogje in het zeil te houden. Het is zelfs zó, dat je wanneer je het systeem goed hebt ingeregeld, je alleen nog tijd hoeft te besteden aan uitzonderingen. Lees meer over het automatiseren van meldingen.
Ben je vastgoedbeheerder, en wil jij je werk beter, efficiënter en op een leukere manier kunnen doen?
Staat jouw eigen frustratie er niet tussen? Maar wil je wel prettiger kunnen werken en meer tijd overhouden? Neem contact met ons op en vraag een (vrijblijvende) demo aan van het Condor vastgoedbeheersysteem.
