Als vastgoedbeheerder ben je verantwoordelijk voor het monitoren en optimaliseren van de conditie van jouw vastgoedportefeuille. Je hebt hierbij te maken met een aantal aspecten zoals preventief onderhoud, correctief onderhoud en wet- en regelgeving. Daarnaast moet je als organisatie jouw verantwoordelijkheid nemen op het gebied van verduurzaming, denk aan onder andere het verbeteren van uw energielabel. Veel zaken waar je scherp op moet toezien en pro-actief actie voor moet ondernemen. Maar hoe houd je overzicht over deze zaken? Hoe zorg je ervoor dat je de veiligheid in jouw objecten te allen tijde waarborgt en voldoet aan de gestelde normen? Wij vertellen jou graag hoe onze vastgoedbeheer software jou kan helpen om jouw vastgoedportefeuille efficiënt te beheren.
Alleen een technische oplossing is niet de oplossing
Wij zijn ons ervan bewust dat alleen een technische oplossing jou niet verder gaat helpen. Daarom is Condor méér dan software. Meer dan gegevens inkloppen en je afvragen wat je vervolgens met de verzamelde gegevens kunt doen. Met Condor vastgoedbeheer software laat je alle aspecten waarmee je als vastgoedbeheerder of -eigenaar te maken krijgt, samenkomen. Condor neemt jou werk uit handen waardoor je meer tijd overhoudt voor andere zaken. Het systeem geeft je inzicht, overzicht en helpt jou concreet om jouw processen te automatiseren.
Van inzicht naar planmatig werken
Om volledig te kunnen voldoen aan NEN-normen en wet- en regelgeving die voor jouw organisatie van toepassing is, moet je allereerst weten hoe de stand van zaken is. Hoe is het gesteld met de conditie van jouw vastgoed? Condor helpt je om hier inzicht in te krijgen. Door middel van een handig overzicht, zie je precies welke complexen er in jouw portefeuille zitten, welke objecten er zijn, welke elementen er precies onder ieder object vallen en tot slot: aan welke eisen en normen deze bouwdelen moeten voldoen. Je creëert op deze manier een uitgebreid maar eenvoudig overzicht waarmee je in een oogopslag kunt zien hoe het met een bepaald gebouw of kantoor gesteld is.
Condor informeert u pro-actief over de te nemen acties
De volgende stap is om deze inzichten te vertalen naar een planning. Je weet nu voor welke objecten en bouwdelen je precies verantwoordelijk bent, en je weet aan welke eisen en normen deze moeten voldoen. De volgende stap is om ervoor te zorgen dat je prioriteiten gaat stellen. Condor helpt je daarbij. Zaken die dringend zijn, bijvoorbeeld wanneer het gaat om brandgevaarlijke situaties, vluchtwegen en dergelijke, zal Condor jou pro-actief informeren over de te nemen acties. Op die manier creëer je een situatie waarin preventief onderhoud gewaarborgd is in jouw organisatie. Daarnaast zijn er wellicht meldingen voor correctief onderhoud. Van kapotte verlichting tot het vervangen van sloten en van schoonmaakwerkzaamheden tot vervanging van het dakleer: je weet precies welk onderhoud er moet worden uitgevoerd in en aan jouw gebouwen én wanneer. Ook hierin word je geholpen door Condor. Het systeem helpt jou tijdig afspraken met leveranciers en andere partijen in te plannen, of plant de afspraken geheel automatisch voor je in.
De status van ieder object wordt aangegeven met een integrale conditiescore. Indien de score voldoende is, wordt dit punt automatisch opgenomen in de lijst van correctieve onderhoudsmaatregelen. Wanneer het onderhoud is uitgevoerd en de werkorder is afgemeld, wordt de conditiescore automatisch aangepast.
Samenwerken met derde partijen
Om ook inzicht en overzicht te houden over onderhoudscontracten, leveranciers en (storings)meldingen, biedt Condor jou de mogelijkheid om met derde partijen samen te werken. Via de Condor app kun je inspecteurs meldingen laten aanmaken. Deze worden vervolgens omgezet naar een actie voor een leverancier of onderhoudspartij. Deze kan op zijn beurt de werkorder weer afmelden wanneer het onderhoud heeft plaatsgevonden. Samenwerken met andere partijen wordt op deze manier niet alleen erg makkelijk, je houdt óók hier overzicht over de situatie en kunt real-time de conditie van jouw gebouwen inzien. Bovendien wordt het op deze manier mogelijk om periodieke leveranciers beoordelingen uit te voeren op basis van prestaties, het nakomen van afspraken en pricing.
Van planmatig werken naar rapporteren en verantwoorden
Van jou als vastgoedbeheerder wordt verwacht dat je onderhoudskosten en voortgang kunt verantwoorden. Je moet kunnen aantonen dat jouw vastgoed wordt onderhouden volgens de richtlijnen en dat jouw gebouwen onderhouden zijn volgens de geldende wet- en regelgeving. Wanneer je op bovenstaande wijze jouw vastgoedbeheer in Condor hebt ondergebracht, dan kun je met een druk op de knop rapporteren. Daarnaast kun je op eenvoudige wijze verantwoording afleggen, simpelweg omdat je alles hebt geadministreerd. Van correctieve handelingen tot grote projecten, je bent in staat om kosten te verantwoorden. Condor helpt jou daarmee direct naar de volgende stap: het opstellen van een (Duurzame) Meerjaren Onderhouds Planning (DMJOP) en bijbehorende begroting. Kosten die gemaakt moeten worden zijn eenvoudig te verantwoorden door deze naast de vastgestelde norm voor het onderhoudsniveau te leggen.
Totaaloplossing voor de vastgoedbeheerder
Door de integrale aanpak ‘inzicht, plannen, verantwoorden’ is het Condor vastgoedbeheersysteem een totaaloplossing voor organisaties met een uitgebreide vastgoedportefeuille. Zo maken onder anderen het Rijks Vastgoed Bedrijf (RVB), Gemeente Den Haag en netbeheerder Qirion gebruik van Condor. Hiermee verbeterden zij hun vastgoedprestaties aanzienlijk en zijn zij volledig ‘in control’.
