Vastgoedgegevens structureren

Wil je advies over het gestructureerd registeren van vastgoedgegevens? Of wil je de uitvoering hiervan uit handen geven? Wij helpen organisaties met het professionaliseren- en inrichten van processen op basis van optimale informatievoorziening. Wij bieden inhoudelijk deskundig advies en begeleiding van ontwerp en ontwikkeling. Ook geven we trainingen, bijvoorbeeld over de basisregistratie van gegevens. Meer weten? Wij praten graag met je verder.

Om vastgoedgegevens optimaal te kunnen beheren is een gestructureerde en eenduidige registratie essentieel. Het structureren van gegevens kan door standaardisatie van de structuur van objecten, zoals gebouwen. Hoe werkt zo’n dynamische objectstructuur?

Basisregistratie vastgoed

Goed beheer van objecten vraagt om een gestructureerde en eenduidige registratie van de gegevens. Deze basisregistratie begint bij het opbouwen van een uniforme gegevensstructuur, waarmee de hele portefeuille kan worden vastgelegd. Dat is vaak niet eenvoudig, zeker als er veel verschillende soorten objecten beheerd wordt. Denk aan gebouwen en  installaties. Of aan heel verschillende soorten vastgoed zoals vakantiewoningen, hotelkamers en woonwagens. De objecten moeten hiervoor ingedeeld worden in typen die dezelfde informatie opbouw hebben. Vervolgens kan per type object een sjabloon voor de standaard gegevensstructuur gemaakt worden. Met deze sjablonen kunnen de individuele objecten worden aangemaakt.

Standaard gegevensstructuur

In de praktijk komen veel verschillende manieren voor waarop de structuur van objecten vastgelegd wordt. Deze standaard gegevensstructuur wordt ook wel een Object Type Library (OTL) genoemd. Een bekende OTL is die van Rijkswaterstaat, voor het vastleggen van infrastructurele objecten. Maar ook de NEN 2767-2 en de NEN 2767-4 zijn goede voorbeelden van standaardisatie van gegevensstructuren.

In dit figuur staan een aantal bekende voorbeelden. De bedoeling van de verschillende onderdelen van de gegevensstructuur wordt hierdoor verduidelijkt: het vastleggen van een verzameling objecten, het vastleggen van het object zelf en de configuratie van het object.

Op de configuratie kunnen vervolgens waarnemingen worden gedaan. Om nu binnen de organisatie één of meer van dit soort eigen gegevensstructuren te kunnen hanteren, wordt een generieke structuur gebruikt. Aan de rechterkant in het figuur is de Dynamische Objectstructuur weergegeven waarmee dat mogelijk wordt.

Dynamische Objectstructuur

De dynamische objectstructuur verdeelt het object in ruimtelijke kenmerken en configuratie kenmerken.

  1. De ruimtelijke kenmerken worden gebruikt om de fysieke structuur van het object zelf vast te leggen. Bijvoorbeeld een complex bestaande uit gebouwen met verdiepingen met daarin ruimtes. Maar ook een terrein met vakantiehuisjes met kamers of een gemaal met een terrein en een pomphuis met technische ruimtes kunnen worden gemodelleerd.
  2. Aan de diverse fysieke onderdelen op een object kunnen vervolgens configuratie elementen worden toegekend. Bijvoorbeeld de binnendeur van een kamer of de pompinstallatie in de technische ruimte van het pomphuis.

Door een relatie te leggen tussen elementen is het mogelijk structuren op te bouwen. Denk aan installaties bestaande uit componenten die weer uit artikelen zijn opgebouwd. Zo kunnen ook complexe samenstellingen zoals installaties worden beheerd met behulp van de elementen.

Elementenlijsten

De configuratie van een object wordt opgebouwd uit elementen. De lijst van elementen die bij een object horen wordt de Object Elementen Lijst (OEL) genoemd. De OEL elementen worden gekozen uit een lijst met standaard elementen, die de Standaard Elementen Lijst (SEL) wordt genoemd. Afhankelijk van de type objecten kunnen ook verschillende SEL’s in gebruik zijn. Het komt veel voor dat bij het samenstellen van de SEL de elementen worden overgenomen uit de classificatiemethode NLSfB. De elementen worden dan voorzien van een zes cijferige code die gestandaardiseerd is. De detaillering van de SEL wordt bepaald door het beheerdoel. Het is niet nodig om ieder onderdeel van een object tot op kleinste componentniveau te registreren, als op dat niveau geen beheertaken zijn. Als bijvoorbeeld het onderhoud aan een bepaalde installatie is uitbesteed, kan het voldoende zijn om die installatie als één element op te nemen. Is het onderhoud van het binnen schilderwerk geheel in eigen hand, dan kan daarvoor een indeling van elementen naar ruimte juist weer handig zijn.