augustus 3, 2020

Integraal Prestatiegericht Vastgoedbeheer

Het beleid van een organisatie is het uitgangspunt van een vastgoedstrategie. Hoe vertaal je het beleid naar concrete doelstellingen? Hoe meet je deze doelen? Hoe stuur je op kosten en uitvoering? In dit artikel gaan we in op integraal prestatiegericht vastgoedbeheer.

Wat is prestatiegericht vastgoedbeheer

Vanuit het beleid van de organisatie kun je kwantitatieve prestatie-eisen formuleren voor jouw vastgoedportefeuille. Zo kun je beleid op het vlak van duurzaamheid, wet- en regelgeving of groei vertalen naar concrete doelstellingen. Denk bijvoorbeeld het aantal meters bruto vloeroppervlak, het aantal werkplekken dat op een bepaalde locatie gewenst is of concrete doelstellingen voor energieverbruik. Ook wetgeving resulteert in prestatie-eisen. Brandveiligheid is een goed voorbeeld. Het slecht scoren op deze doelstelling kan de exploitatie van uw portefeuille behoorlijk schaden. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen is onderdeel van de prestatie van jouw vastgoed.

Strategische doelstellingen kunnen dus goed vertaald worden naar zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren of KPI’s. Het inrichten van vastgoedbeheer op alle strategische en wettelijke KPI’s noemen we Prestatiegericht Vastgoedbeheer.

Doelen meten

Om te kunnen sturen op KPI’s is het nodig de doelen te meten. In vastgoedbeheersysteem Condor maken we gebruik van inspecties om data in te winnen. Doordat we deze inspecties afstemmen op de gestelde doelen, krijgen we precies de juiste informatie uit het veld.

Bouwkundige inspecties worden gebruikt om de conditie van bouwdelen te meten.
Met checklist inspecties kunnen we onder andere risicoanalyses uitvoeren.
Met BOEI inspecties worden multidisciplinaire inspecties uitgevoerd waarmee Brandveiligheid, Onderhoud, Energieprestatie en Inzicht in wet- en regelgeving integraal wordt bekeken.

Voor het meten van onder andere energieverbruik maken we gebruik van de data die door systemen wordt aangeleverd, zoals meterstanden. Veel van de wet- en regelgeving wordt gereguleerd door de afgifte van certificaten door instanties, zoals bijvoorbeeld liftkeuringen. Ook deze houden we bij, waarmee we altijd inzicht hebben in de naleving van wettelijke verplichtingen.

We besteden veel aandacht aan de manier waarop gegevens in het veld worden verzameld. Zo maken we gebruik van slimme controle algoritmen die ervoor zorgen dat er geen vervuilde of verkeerde gegevens in het systeem komen. We scoren ingediende inspectieresultaten en wijzen deze automatisch af als ze niet voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Deze controle aan de poort, en eventueel extra werk, wordt door leveranciers soms als hinderlijk ervaren. Maar de extra tijd en geld die aan de bron wordt besteedt, betaalt zich in veelvoud uit in het vervolgproces. Je bepaalt zelf welke gegevens je op welke wijze in het systeem geregistreerd wilt hebben. Zo ben je eigenaar van de data en leg je de basis voor het sturen op de prestaties van de vastgoedportefeuille.

Sturen op kosten en uitvoering met de MJOP

De uitgevoerde inspecties leveren waarnemingen op voor de objecten in de vastgoedportefeuille. Deze waarnemingen geven de staat van onderdelen van een object weer. Dit kan bouwkundig zijn, maar ook de mate waarin wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen, legionella risico’s en uiteraard branche- of eigen normkaders. De waarneming geeft al aan dat niet voldaan wordt aan het gewenste of vereiste doel. Ook wordt direct vastgelegd welke maatregel genomen moet worden om weer aan het doel te voldoen, met een begroting van de kosten.

Vanuit de vastgoedstrategie zal Condor automatisch voorstellen wat de prioriteit van de diverse maatregelen zou moeten zijn. De maatregelen worden op de tijdlijn van de Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP) van het object gezet. Ook de cyclische onderhoudsposten en andere voorzieningen die je wilt treffen, worden op de tijdlijn gezet. Vanuit de MJOP kun je verschillende scenario’s voor de uitvoering maken. Door diverse doorsnijdingen van de portefeuille kan geschoven worden met prioriteit van maatregelen, kunnen werkzaamheden worden gecombineerd of juist uit elkaar geschoven. Door in- en uit te zoomen op de tijdschaal kunnen ongewenste pieken en dalen in de besteding herkend en afgevlakt worden. De scenario’s kunnen vergeleken worden en worden getoetst tegen de strategische doelstellingen. Op deze manier kun je continu sturen op kosten en uitvoering van het vastgoedbeheer.

Deming cirkel voor vastgoedbeheer

Vanuit de tijdlijn kunnen voor alle geplande maatregelen werkpakketten worden samengesteld. Het is mogelijk om slim te bundelen, vaak naar soort werkzaamheid en regio. Zo kan efficiënter worden ingekocht. De werkpakketten kunnen op de markt gezet worden of via Werkorders direct uitgezet worden naar de vaste leveranciers.

Planmatig is het onderhoud nu onder controle. Maar er vinden onverwacht verstoringen plaats op de objecten. Deze verstoringen kunnen door de gebruikers van de objecten zelf worden gemeld, bijvoorbeeld glasbreuk of een piepende deur. Inspecteurs kunnen een waarneming met zodanig hoge urgentie direct melden. Er zijn ook installaties die zelf kunnen melden dat er een storing is. Het aannemen en afhandelen van storingen wordt gecentraliseerd. Veel storingen kunnen door het systeem direct voorzien worden van de juiste kwalificaties en automatisch doorgezet worden naar een storingsmonteur. Storingen met een lagere prioriteit kunnen opgenomen worden op de tijdlijn zodat ze in een later stadium worden opgelost met planmatig onderhoud.

Als het werk uitgevoerd en afgemeld is, wordt de nieuwe stand van zaken doorgevoerd op een object. De conditiescore is verbeterd, er wordt weer voldaan aan wettelijke verplichtingen en risico’s zijn beheerst. Dit wordt direct gereflecteerd in de KPI’s en daarmee teruggekoppeld aan de strategie- en beleidmakers. Hiermee is de Deming cirkel voor Vastgoedbeheer rond.

*Figuur: Deming cirkel voor vastgoedbeheer*

Integraliteit beheer en onderhoud

Bij prestatiegericht vastgoedbeheer is integraliteit essentieel. Dat geldt voor zowel de samenwerking met andere partijen als voor de verwerking van informatie. Condor borgt deze integraliteit.

Alles in één systeem
Alle gegevens staan in één systeem. Condor biedt alle nodige functionaliteit, dus schakelen tussen verschillende systemen voor een integraal beeld is niet meer nodig. Bovendien stuurt het systeem op de kwaliteit van de gegevens. Alle procesonderdelen werken met dezelfde kwalitatief hoogwaardige gegevens. Integratie met financiële administratie of andere bedrijfssystemen is geen probleem.

Samenwerken op alle niveaus
Met Condor is een vastgoedbeheerder de regisseur over de keten. Alle gecontracteerde partijen werken samen in hetzelfde systeem. Onnodige werkzaamheden en foutieve invoer behoren tot de verleden tijd. Gegevens worden direct aan de bron door de gecontracteerde leverancier ingevoerd. Verplichtingen worden direct in Condor afgemeld. Processtappen worden direct in het systeem door de verantwoordelijken geaccordeerd. Condor is speciaal ontwikkeld om door alle partijen, op operationeel, tactisch en strategisch niveau, gebruikt te worden.