De onderhoudskosten van vastgoed laten zich goed plannen. Dit wordt over het algemeen een Meerjaren Onderhoudsplanning (MJOP) genoemd. Een MJOP laat zien welke onderhoudswerkzaamheden komende jaren noodzakelijk zijn om een gebouw in een bepaalde bouwkundige staat te houden. Hoe leg je de basis voor het optimaal plannen en budgetteren van jouw vastgoed?
1: de MJOP
Voor het maken van een goede MJOP is het belangrijk om te starten met een juiste stand opname. Deze stand opname geeft van de verschillende onderdelen van het gebouw een indicatie van de staat van onderhoud: de conditie. Deze meting wordt vaak uitgevoerd conform de NEN 2767 methodiek. Er is een variant van de norm beschikbaar voor zowel vastgoed als infrastructuur.
Bij het indelen van een gebouw maken veel organisaties gebruik van de NLSFB codering voor bouwdelen. Het detailniveau van deze indeling wordt afgestemd op het beheerdoel. Vaak is het voldoende enkele tientallen bouwdelen te onderkennen om een prima MJOP te kunnen maken. De inventarisatie van bouwdelen kan tijdens de stand opname uitgevoerd worden. Organisaties hanteren over het algemeen één of meer Standaard Elementen Lijsten (SEL) waarin deze bouwdelen beheerd worden. Lees hier meer over de basisregistratie van vastgoed.
In de MJOP wordt nu per gebouwdeel vastgesteld wat de gewenste versus de werkelijke conditie is, wat het kost om naar de gewenste conditie te herstellen en op welke termijn dat moet gebeuren. Hierdoor ontstaat een beeld van de bouwkundige onderhoudskosten over tijd voor het gebouw.
2: Volledig budget
Aan het beheren van een gebouw zijn niet alleen bouwkundige kosten verbonden. Er zullen ook andere kosten gemaakt worden die periodiek inzichtelijk moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan periodieke keuringen aan installaties en regulier schoonmaakwerk. Door al deze aspecten mee te nemen, ontstaat de Meerjaren Uitvoerings Prognose (MUP). Het is een uitbreiding op de MJOP waarin alle kosten in de tijd gepland worden. Zo ontstaat een volledig inzicht in het benodigde budget voor beheer voor de komende jaren. Door het inzetten van een integrale inspectiemethodiek zoals Rgd BOEI kunnen de benodigde gegevens efficiënt worden verzameld.
3: optimaliseren
Als alle kosten netjes zijn ingedeeld naar elementen en naar tijd ontstaan mogelijkheden om de totale beheerkosten te optimaliseren en te verlagen. Hiervoor wordt niet langer naar een specifiek gebouw gekeken, maar worden doorsnedes gemaakt door de hele vastgoedportefeuille. Bijvoorbeeld al het schilderwerk de komende twee jaar in de randstad. Het kan de moeite lonen om onderhoudswerkzaamheden aan individuele gebouwen wat te vervroegen of juist uit te stellen om op die manier werkzaamheden gebundeld uit te laten voeren in één contract. Door meerdere scenario’s op te stellen en te vergelijken, ontstaat inzicht in de meest optimale budgettering.
4: van reactief naar proactief onderhoud
Reactief betekent dat onderhoud pas wordt uitgevoerd nadat is geconstateerd dat het bouwdeel niet meer voldoet of zelfs niet meer functioneert. Dit wordt ook wel correctief onderhoud genoemd.
Doordat alle voorziene kosten met betrekking tot beheer nu zijn vastgelegd en gepland, wordt het mogelijk om grotendeels proactief onderhoud uit te voeren. Voorkomen is meestal beter dan genezen. Met preventief onderhoud kunnen aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd.
Meer informatie
Wil je meer weten over het plannen en budgetteren van onderhoudskosten? Wij praten graag met je verder.
