Ga naar de inhoud
Als vastgoedbeheerder ben je verantwoordelijk voor het voldoen aan wet- en regelgeving. De hoeveelheid en complexiteit van regels maken compliancy in de dagelijkse praktijk niet eenvoudig. Hoe geef je hier praktische invulling aan?
Veelheid aan regels
Er is een uitgebreide hoeveelheid wet- en regelgeving waar vastgoed aan moet voldoen. Denk aan regels rond brandveiligheid, asbest, legionellapreventie, de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION), de regels rond begroting en verantwoording (het BBV), de ruimtelijke ordening (de Omgevingswet), het bouwbesluit en de Wet Markt en Overheid en recentelijk natuurlijk de AVG. En daar blijft het niet bij, het bekende zakboekje van Sertum geeft een goed overzicht van alle toepasselijke wet- en regelgeving.
Verplichtingen
Bij het beheren van vastgoed is niet alleen de wettelijke regelgeving van toepassing. Organisaties hanteren ook eigen regels, die van toepassing zijn op delen van of de hele vastgoedportefeuille. Denk hierbij aan ISO certificeringen en certificeringen op het gebied van duurzaamheid. Het is gebruikelijk om ook deze verplichtingen vast te leggen. Zo ontstaat een totaalbeeld van de compliancy van individuele gebouwen en de status van de gehele portefeuille. Op basis hiervan kan een beheerder sturen op tijdige actie en het blijven voldoen aan de regelgeving.
Compliancy
Als beheerder van gebouwen is het noodzakelijk altijd inzicht te hebben in de toepasselijke wet- en regelgeving en te kunnen rapporteren over naleving. Hiervoor wordt een register bijgehouden waarin per relevant gebouwdeel verplichtingen en naleving wordt vastgelegd. Voor het inrichten en bijhouden van dit register wordt gebruik gemaakt van de standaard gegevensstructuur waarin op voorhand al is opgenomen voor welke elementen welke verplichtingen toepasselijk zijn. Dit maakt het beheer van de verplichtingen eenvoudiger.
Tijdlijn
Het blijvend kunnen voldoen aan zowel de wettelijke als de zelfbenoemde verplichtingen vraagt om een gestructureerde planning van inspecties, audits en werkorders. Bovendien zijn er kosten aan verbonden, die inzichtelijk gemaakt moeten worden in de tijd om een goed beeld van de totale beheerkosten te hebben. Dit kan door ook de kosten en de status voor het voldoen aan de verplichtingen op de tijdlijn voor beheer te plaatsen. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van een Meerjaren Onderhoudsplan.
Advies op maat
Wil je meer weten over het blijvend voldoen aan wet- en regelgeving? Wij helpen organisaties met het professionaliseren- en inrichten van processen op basis van optimale informatievoorziening. Wij praten graag met je verder.
